Comment vérifier les comptes d’une copropriété ?
Lorsque vous êtes en copropriété, la vérification des comptes de copropriété incombe au conseil syndical et doit s’effectuer avant l’assemblée générale. En raison des nombreuses complications que peut connaitre la vérification, les copropriétaires n’arrivent pas à toujours réussir ce rituel. De même, cette situation arrange quelquefois les syndics de copropriété alors que la vérification reste une étape cruciale et déterminante dans la vie des copropriétés. Dans cet article, nous vous exposons quelques étapes pour sortir de l’impasse.
1.Chercher à voir clair
Afin de bien vous lancer dans la vérification, vous devez voir l’état des dépenses. Ces dernières ne sont pas confortées dans le Relevé Général des Dépenses parce qu’en effet, chacune d’elle est imputée suivant les règles de répartition qui figurent au règlement de copropriété. Pour avoir une vision globale de toutes les dépenses effectuées dans la copropriété et éviter les erreurs, vous devez additionner toutes les sommes.
Cela peut vous prendre plusieurs heures surtout quand votre Relevé Général des Dépenses compte des dizaines de pages. Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez visiter cette page www.syndicat-de-coproprietes.com afin de consolider vos dépenses dans la copropriété. Vous pourrez présenter une vision comptable plus renforcée à joindre dans les annexes comptables pour présenter l’évolution des dépenses sur les deux dernières années de la copropriété.
2.Relever les anomalies comptables
N’oubliez pas qu’en comptabilité, le total de débit doit équivaloir au total de crédit. Si cela n’est pas respecté, alors votre comptabilité a échoué d’avance. Pour corriger les erreurs et corriger les anomalies, vous pouvez vérifier les cas où les dépenses ont été mal imputées dans la copropriété. Il est en effet très fréquent que la comptabilité se trompe dans l’imputation d’une dépense. Cela peut augmenter le montant des charges à certaines lignes dans le compte de certains copropriétaires et réduire les charges chez d’autres.
Vous pouvez relever également des anomalies liées au calcul des tantièmes de copropriété. C’est la base de la répartition des charges. Si par exemple vous ne savez pas que certains équipements comme l’ascenseur peuvent augmenter le tantième de copropriété, vous risquez de mal calculer. Sans aucun doute, ce mauvais calcul faussera vos comptes.
De même, la mise en place de compteurs divisionnaires pour le chauffage et l’eau peut également conduire à certaines anomalies si vous vous trompez dans la réimputation des dépenses.
3.Vérifier minutieusement les factures
Chaque ligne de votre fichier de vérification doit être justifiée par une facture. Sur cette dernière, plusieurs informations doivent être confirmées. Tout d’abord, la TVA affichée sur chaque facture vous permettra de savoir réellement le montant imputé par le fournisseur. Si c’est 10 % comme c’est le cas en majorité sur les dépenses, vous saurez comment faire le calcul. Cela vous permet de faire une différence entre le montant de la facture et le montant imputé pour ne pas tomber dans la hausse ni la baisse.
Ensuite, vous devez respecter la période d’imputation des dépenses pour ne pas excéder. Enfin, vous devez revoir toutes les factures afin d’éviter les doublons. Une vue d’ensemble de tout le fichier de vérification vous permet de détecter les doublons.
Par ailleurs, vous devez vérifier le montant par rapport à vos contrats. Si vous avez mené des négociations avec votre gestionnaire durant l’année écoulée, c’est le moment de vérifier que les montants inscrits dans les offres correspondent aux montants facturés.
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